Augsburg, 21.09.2018, Schlüsselfaktor für erfolgreiche Projekte
Reduzierung schädlichen Multitaskings – Ergebnisse einer Studie der GPM
Alle reden über Multitasking, alle wissen das es besser ist eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, aber dennoch gelingt es uns im Arbeitsalltag vielfach nicht entsprechend strukturiert und geradlinig vorzugehen.
Zu Beginn hat Frau Simon erst einmal die Erfahrungen, Ideen, Probleme aber auch bekannte Gerüchte, rund um das Thema Multitasking abgefragt. Bereits hier war der Erfahrungsschatz der Teilnehmer enorm. Nahezu alle Teilnehmer kannten die Probleme, Dutzende Dinge prasseln auf die Mitarbeiter gleichzeitig ein (Mail, Telefon, Rückfragen, WhatsApp, etc.).
Interessant war das Tauben im Multitasking besser sind als Menschen, wie ein Versuch von Wissenschaftlern bewies. Da wir aber keine Tauben sind, ist es für uns besser eine Aufgabe zu machen anstatt 2 Prozesse gleichzeitig. Das unterbrechen des jeweiligen Denkablauf bedingt, das wir nach einer derartigen Störung bis zu 20 Minuten bis zu 20 Minuten benötigen um und wieder voll konzentrieren zu können.
Daher fühlen sich Mitarbeiter, die ständig Multitasking machen, häufig chronisch überfordert, was sie auch faktisch sind, die Qualität der Arbeit leidet und somit wird weniger effizient gearbeitet, obwohl das Gegenteil angestrebt wurde. Mit der „Konfetti-Simulation“ konnte Frau Simon, an einem sehr einfachen Beispiel, die Dimension der Ineffizienz darstellen (Zeit und Performance).
Wie sieht die Realität aus: Kunden leiden unter den Verspätungen der Unternehmen, Unternehmen erhalten später Zahlungen, der Durchsatz und die Rendite sinken. Mitarbeiter leiden unter dem Druck, brennen aus und verlieren das Vertrauen.
Die Studie Multitasking wurde in unterschiedlichen Branchen mit verschiedenen Ebenen der Hierarchen durchgeführt. Über 60 % der Befragten sehen in Ihrem Unternehmen Symptome für ein sehr ausgeprägtes Multitasking. Sie schätzen das über 20 % des Projektaufwandes eingespart werden könnte, 70 % der Befragten gehen sogar von einer Reduktion der Projektlaufzeit um über 30 %. Vielfach gab es auch kein einheitliches projektübergreifendes Verfahren zur Priorisierung von Projekten. Weitere Auswertungen der Studienergebnisse zeigten noch viele Potentiale zur Verkürzung von Durchlaufzeiten und zur Verbesserung der Performance, beispielsweise arbeiteten über 90 % der Mitarbeiter in bis zu 10 Projekten, was in den Projektplänen in der Regel nicht berücksichtigt wurde.
Die Potentiale sind erheblich wie die Studie eindrucksvoll zeigte. Aber Frau Simon zeigte auch klar auf, dass für entsprechende Veränderungen auch die Unterstützung der Geschäftsführung von elementarer Bedeutung ist.
Der an die Teilnehmer versandte Schnelltest wurde anschließend ausgewertet und zeigte ebenfalls erheblich Potentiale, basierend auf den Ergebnissen Teilnehmer.
Nun stellt sich natürlich die Frage was der einzelne für sich tun kann, wenn es doch die Management-Attention benötigt. Dennoch gibt es kleine Tricks und Tipps, die die Teilnehmer der Veranstaltung nun kennen J
Bei Häppchen und Prosecco wurde der Abend beendet. Die Gespräche über das gelernte und die gemachten Erfahrungen gingen dabei noch entsprechend weiter.
Das pm-forum-augsburg dankt Frau Simon für den gelungenen Abend.
Zur Referentin: Frau Claudia Simon ist Geschäftsführerin der VISTEM GmbH & Co. KG. Sie ist Spezialistin für die Potentialerschließung durch konsequente Umsetzung der engpassorientierten Unternehmensführung. Sie hat schon früh neue Wege gesucht und innovative Methoden entwickelt, den Erfolg zu steigern – ohne „harte“ Einschnitte oder rigorosen Kahlschlag bei den Mitarbeitern.
Ihre nächste Veranstaltung finden Sie unter folgendem Link:
https://www.gpm-ipma.de/events/regionale_veranstaltungen/detail/theory_of_constraints.html
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